Niezbędne dokumenty do aktów
W celu dokonania jakiejkolwiek czynności notarialnej konieczne jest dostarczenie do Kancelarii Notarialnej kompletu dokumentów. Dokumenty powinny być złożone w oryginale lub w urzędowo poświadczonych odpisach. Poniższe wyliczenie ma charakter przykładowy – w zależności od stanu faktycznego i prawnego może zaistnieć konieczność złożenia również innych dokumentów wskazanych przez Notariusza.
- 1. UMOWY ZBYCIA NIERUCHOMOŚCI GRUNTOWEJ (ZABUDOWANEJ LUB NIEZABUDOWANEJ), W TYM UMOWY SPRZEDAŻY, DAROWIZNY, ZAMIANY, ZNIESIENIA WSPÓŁWŁASNOŚCI:
- odpis zwykły z księgi wieczystej,
- dane osobowe stawających, a w przypadku osób prawnych – aktualny odpis z KRS, umowa/statut określająca kompetencje organów, uchwała odpowiedniego organu obejmująca zgodę na dokonanie czynności prawnej,
- podstawa nabycia zbywanej nieruchomości, czyli np.: wypis aktu notarialnego, odpis prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia,
- w przypadku nabycia w drodze spadku lub zasiedzenia, a po 1 stycznia 2007 roku także w drodze umowy darowizny, umowy nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, zapisu zwykłego, dalszego zapisu, zapisu windykacyjnego, polecenia testamentowego - zaświadczenie wydane przez naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia,
- wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej (wraz z adnotacją: „dokument niniejszy przeznaczony jest do dokonywania wpisu w księdze wieczystej”),
- zaświadczenie o przeznaczeniu nieruchomości w planie zagospodarowania przestrzennego lub zaświadczenie o jego braku lub decyzja o warunkach zabudowy,
- zaświadczenie o tym, czy zbywana nieruchomość położona jest na obszarze wyznaczonym jako obszar zdegradowany, obszar rewitalizacji oraz czy nie wchodzi w zakres Specjalnej Strefy Rewitalizacji,
- warunki umowy (cena, sposób zapłaty, terminy zapłaty i wydania nieruchomości).
- 2. UMOWY ZBYCIA LOKALU STANOWIĄCEGO ODRĘBĄ NIERUCHOMOŚĆ, W TYM UMOWY SPRZEDAŻY, DAROWIZNY, ZAMIANY, ZNIESIENIA WSPÓŁWŁASNOŚCI:
- odpis zwykły z księgi wieczystej,
- dane osobowe stawających, a w przypadku osób prawnych – aktualny odpis z KRS, umowa/statut określająca kompetencje organów, uchwała odpowiedniego organu obejmująca zgodę na dokonanie czynności prawnej,
- podstawa nabycia zbywanego lokalu, czyli np.: wypis aktu notarialnego, odpis prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia,
- w przypadku nabycia w drodze spadku lub zasiedzenia, a po 1 stycznia 2007 roku także w drodze umowy darowizny, umowy nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, zapisu zwykłego, dalszego zapisu, zapisu windykacyjnego, polecenia testamentowego - zaświadczenie wydane przez naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia,
- zaświadczenie o tym, czy zbywana nieruchomość położona jest na obszarze wyznaczonym jako obszar zdegradowany, obszar rewitalizacji oraz czy nie wchodzi w zakres Specjalnej Strefy Rewitalizacji,
- wypis z rejestru lokali (wraz z adnotacją: „dokument niniejszy przeznaczony jest do dokonywania wpisu w księdze wieczystej”),
- warunki umowy (cena, sposób zapłaty, terminy zapłaty i wydania nieruchomości).
- 3. UMOWY ZBYCIA SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU, W TYM UMOWY SPRZEDAŻY, DAROWIZNY, ZAMIANY, ZNIESIENIA WSPÓLNOŚCI:
- odpis zwykły z księgi wieczystej, jeżeli została założona,
- dane osobowe stawających, a w przypadku osób prawnych – aktualny odpis z KRS REGON, NIP, umowa/statut określająca kompetencje organów, uchwała odpowiedniego organu obejmująca zgodę na dokonanie czynności prawnej,
- zaświadczenie ze Spółdzielni potwierdzające prawo zbywcy do lokalu (w przypadku, gdy na podstawie zaświadczenia ma być założona księga wieczysta dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, także informacja zawarta w zaświadczeniu o numerze księgi wieczystej dla działki i budynku, w którym znajduje się lokal),
- podstawa nabycia, czyli np.: przydział, wypis aktu notarialnego, odpis prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia,
- w przypadku nabycia w drodze spadku, a po 1 stycznia 2007 roku także w drodze umowy darowizny, umowy nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, zapisu zwykłego, dalszego zapisu, zapisu windykacyjnego, polecenia testamentowego - zaświadczenie wydane przez naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia,
- warunki umowy (cena, sposób zapłaty, terminy zapłaty i wydania lokalu).
- 4. PEŁNOMOCNICTWO:
- dane osobowe mocodawcy,
- dane osobowe pełnomocnika,
- zakres pełnomocnictwa.
- 5. TESTAMENT:
- dane osobowe sporządzającego testament,
- dane osoby powoływanej do spadku.
- 6. AKT POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA:
- odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
- testament spadkodawcy, jeżeli został sporządzony,
- zaświadczenie o numerze PESEL spadkodawcy,
- numery ksiąg wieczystych, w których ujawniony jest spadkodawca,
- odpisy aktów stanu cywilnego spadkobierców: odpisy skrócone aktów urodzenia/małżeństwa/zgonu spadkobierców,
- dane osobowe spadkobierców.
- 7. PRZYJĘCIE/ODRZUCENIE SPADKU:
- dane osobowe osoby przyjmującej/odrzucającej spadek,
- odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
- informacje dotyczące kręgu spadkobierców.
- 8. UMOWA MAJĄTKOWA MAŁŻEŃSKA:
- odpis skrócony aktu małżeństwa,
- dane osobowe małżonków.
Przy akcie notarialnym możliwe jest również okazanie przez sprzedającego zaświadczenie właściwego organu administracji terenowej potwierdzające, że w przedmiotowym lokalu nie jest zameldowana na pobyt stały lub czasowy żadna osoba oraz zaświadczenia wydanego przez zarządcę nieruchomości o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych. Jednakże powyższe zaświadczenie pod względem formalnym nie są niezbędne do zawarcia umowy.